Dokumen elektronik antarane organisasi: carane ora iku bisa?

Manajemen document Elektronik (EDM) - cara cepet kanggo nuduhake informasi adhedhasar nggunakake dokumen elektronik karo signature virtual. Sampun dangu wiwit dikenal ing negara berkembang ing donya minangka alat efektif kanggo bisnis operasional.

jantung

dokumen elektronik antarane organisasi - a set pangolahan kanggo nggawe, Processing, administrasi, transfer, disualekno, pangopènan, nggunakake lan karusakan saka dokumen. Kabeh pangolahan sing digawa metu sawise mriksa integritas lan konfirmasi panrimo saka dokumen.

Aturan circulation document antarane èntitas legal wis digawa metu dening persetujuan saka pihak. Ijol-ijolan informasi digawa metu kanthi fasilitas telekomunikasi, lan dokumen disimpen ing media elektronik. Beting gesang informasi accounting ngirim ora ngluwihi kang wis disetel ing tingkat legislatif.

Organizations bisa komunikasi karo saben dokumen formal lan informal liyane karo tetandan peserta. Ing sektor bisnis iki nyakup: tagihan, perjanjian, tagihan, kontrak, perjanjian, pesenan, bewara, kakuwasan saka Agung, etc. Informasi bisa ditularaké ing wangun teks, tabular lan file Graphic.

Tujuan introduksi saka EDI

A prasyarat kanggo pitepangan saka EDI bisa:

• abang karya tumindake;
• abang mundhut saka dokumen;
• "Transparent" karya karo dokumen;
• nambah disiplin kinerja - pambocoran saka dokumen ing wektu sing ditemtokake, etc ...

Antarane target jumlah bisa dikenali minangka nderek:

• Ngurangi wektu kanggo proses document 10 kaping.
• Abang saka expenses kantor ing setengah.

dokumen elektronik antarane organisasi: cara kerjane

Sesuai karo hukum domestik, dokumen elektronik antarane organisasi wis conducted karo idin saka loro-lorone. Kanggo ijol-ijolan data, iku perlu kabeh peserta padha disambungake kanggo peralatan saka operator. Sabanjure, pangguna perlu kanggo ngirim panjalukan kanggo nambah kanggo dhaptar counterparties. Sawise peserta sistem konfirmasi bisa komunikasi.

modul EDI kudu nindakake fungsi ing ngisor iki:

• Ngajak counterparties ijolan data.
• Generate buku alamat.
• Integrasi karo software accounting kayata 1C.
• Mlebu lan encrypt dokumen.
• Struktur Correspondence.
• Monitor status huruf.

document elektronik antarane organisasi digawa nggunakake sertifikat. Nyambungake menyang server lan bukti asli wis dileksanakake liwat certificate pribadi digital. Wikipedia elektronik ditanggepi kanggo saben pangguna saka sistem, sing disimpen ing media elektronik dilindhungi lan kode PIN Token. pangguna kudu ngetik sandhi mlebu kanggo kantor pribadi. Mung sawise iku bakal entuk akses menyang dokumen.

Miwiti proses exchange bisa sembarang anggota organisasi, disambungake kanggo sistem. Sadurunge ngirim dokumen menyang partai, iku kudu ditapak astani nganggo teken elektronik. Operasi iki wis dileksanakake kanthi program "Crypto". document iki dikirim liwat EDI. pegawe contractor ditampa kabar saka document anyar. Yen padha nampa iku, uga nempatno EDS. Yen sampeyan pengin nggawe owahan kanggo document, nggawe versi anyar elektronik sawijining. Senadyan editing pengin nyimpen owahan sembarang nggunakake teken elektronik. document banjur dikirim kanggo owah-owahan kanggo counterparty ing. Where perlu kanggo nggawe informasi sing cocog elektronik.

Yen sampeyan pengin sepisan maneh genti, banjur prosedur kabèh wis bola maneh. Yen claims kanggo versi anyar ora saiki, document ajeni. Sampel final dianggep mlebu dening loro teken elektronik. versi document Ce disimpen ing server lan kasedhiya kanggo ndeleng. Sawise sampel diwenehi status saiki, mbenake document ora bisa. kontrak duwe pengarep-arep diwenehi status "dibatalake". Punika carane nggawe dokumen elektronik antarane organisasi.

peralatan

Apa perlu kanggo dokumen elektronik antarane organisasi? Sepisanan, sampeyan kudu milih panyedhiya layanan lan nginstal software khusus kanggo ijolan informasi. Sareh, karo saben counterparty karo kang organisasi niat kanggo tumindak e-layang, sampeyan kudu mlebu ing "Agreement ing ijol-ijolan dokumen elektronik."

Iku uga perlu kanggo netepake server EDI kang kanggo nyimpen kabeh dokumen. Iku bisa dadi peralatan customer, lan "maya" panyimpenan. Akses menyang data saka njaba sistem liwat aplikasi, kang wis diinstal ing peralatan organisasi. interaksi komputer karo server wis rampung liwat HTTP karo enkripsi pilihan SSL 128. Akses dokumen wis digawa metu mung liwat antarmuka aplikasi lan sawise maringaken bukti asli ing.

project EDC

proses project automation bisa saka sawetara sasi kanggo sawetara taun. Term langsung gumantung ing nomer pangolahan sing kudu automation, sumber lan kapasitas financial saka organisasi. Circuit Brief penerapan EDC minangka nderek:

• Titah saka klompok apa.
• Tatanan gol, wates lan budget.
• Sinau pangolahan ana.
• Mbangun proyek.
• sistem Vyrob EDI.
• Ndhaftar persetujuan ing implementasine saka SED.
• Adoption saka angger-angger ing.
• Isi petunjuk sistem.
• latihan Staff.
• Mbeta metu tes wiwitan.
• Buku ing implementasine saka urutan SED.
• pembangunan luwih saka piranti lunak lan karya aturan.
• Bukak saka pilot project.
• Full-ukuran transisi kanggo EDI.

kasalahan implementasine EDI

Ing proses otomatis saka dokumen kudu diwenehi manungsa waé khusus kanggo pangolahan ing kang hukum mbutuhake ngarsane operator kertas. dokumen kertas duplikat elektronik mokal. Ngartekno slows mudhun proses karya lan nimbulaké sikap negatif menyang automation in kabèh proses. Kanggo implementasine saka karya dual ora kebayar.

Ing proses penerapan peraturan anyar kudu dikembangaké kanggo digarap dokumen, Staff Sepur, lan mung banjur melu ing implementasine lengkap. Iki bisa ngrambah mung yen kanggo ngirim kanggo karyawan keuntungan saka nggunakake teknologi anyar.

kesalahan liyane populer - sinau miskin kanggo syarat nanging. Yen kedhaftar kudu bisa ing sistem unconfigured, mula proses EDI béda diadopsi ing organisasi.

dokumen elektronik antarane organisasi: Pros lan cons

kaluwihan:

• Abang kanggo nerusake dokumen asli biaya mail.
• Ngirit papan kanggo panyimpenan saka dokumen. Punika kabeh disimpen ing wangun elektronik.
• Gampang kanggo nggunakake. Ngirim document wis dileksanakake saka panggonan siji. A search cepet document digawa dening status (dikirim, ditampa lan ditampa dening r. D.).
• layang cepet. Kabeh informasi bakal dikirim menyang panampa ing sawetara detik.
• document ora bisa ilang nganti expiry saka panyimpenan ing sistem.

cacat:

• Kanggo nggunakake prodhuk sampeyan kudu tuku lisensi kang biaya dhuwit.
• Komunikasi asring mung antarane peserta saka sistem padha.
• dokumen elektronik antarane organisasi ing 1C utawa nggunakake sembarang perangkat lunak liyane bedo saka rencana sadurunge digunakake. Kanthi introduksi saka algoritma anyar, kabeh karyawan duwe pitakonan bab tumindak bisnis.
• peralatan Technical. Sadurunge pitepangan saka organisasi EDI perlu kanggo tuku peralatan lan nyiyapake Staff kanggo ngatur sistem anyar.
• EDM wis dileksanakake nggunakake teken elektronik, keberhasilan kang 1 taun. Sampeyan perlu kanggo ngawasi lan sakcepete nganyari sertifikat. Iku uga perlu kanggo ngontrol tumindak sertifikat Kontraktor, supaya masalah karo tax.

angger legal

Apa tumindak normative diatur dokumen elektronik antarane organisasi? aturan Russian kalebu Federal Law №63 «On teken elektronik", aturan saka dokumen ing Service Tax Federal sing kadhaftar ing urutan Kementerian Keuangan nomer MMV-7-2 / 168. Organizations The EDI antarane pesenan ing basis saka Finance № 50n. Katentuan Pangginaan supados langkung utami dokumen accounting interchange ing format elektronik diwènèhaké ing nomer Federal Service Tax Order MMV-7-6 / 36 @. Kabeh operator ing aktivitas proses EDM kudu dipandu dening Ordo Service Tax Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumen elektronik antarane organisasi "VLSI" menehi pelanggan kaluwihan ing ngisor iki:

• Bisa ngirim dokumen kanggo organisasi sing kadhaftar ing tlatah Federasi Rusia. Yen counterparty ora partai kanggo sistem "VLSI", pegawe mung kontak karo wakil saka organisasi lan bakal ngirim e-mail uleman melok sistem. Sanalika sawise konfirmasi ing ijol-ijolan informasi antarane peserta bakal digawa metu tanpa intermediaries.
• Instal piranti lunak ing komputer ora perlu. Cukup kanggo duwe versi saiki saka browser Panjenengan lan akses Internet.
• Kanggo bisa karo data ora perlu program khusus. Yen laporan iki wiwitané disiapake ing lunak pihak katelu, kayata 1C, iku bisa kanggo ngatur integrasi karo sistem "VLSI".
• Wangun standar document wis ora nyetel. Sampeyan bisa ngirim pesen teks, file spreadsheet, gambar lan ing. D.

SKB "Kontur"

Salah siji pangembang software pisanan ing Rusia uga melu ing sumber peralatan, liwat kang dokumen elektronik antarane organisasi. "Bleger" DiaDoc dikembangaké sistem kang ijol-ijolan dokumen elektronik. A fitur saka sistem sing akses menyang data bisa dipikolehi nalika luar negeri. Iki waé perusahaan wis dikembangaké ing tariffs roaming. Yen dikarepake, akses mono data liwat API.

Apa sampeyan kudu?

Nyambung EDI, perusahaan kudu tuku:

• lunak dilisensi;
• server;
• upgrade peralatan;
• Staff Sepur;
• ngatur lan nggabungake ECM kanggo nggunakake aplikasi internal.

investasi kuwi kudu ngleksanakake supaya nyambung document elektronik antarane organisasi? Gawan ing biaya Consulting ing technical support, lan nganyari piranti lunak nanging - tataran kapindho investasi. biaya bakal kudu mbayar saben wulan.

kesimpulan

Kanggo ngganti kertas basis e-mail arrives. Iku ora mung nyuda biaya saka organisasi kanggo tumindak pangolahan, nanging uga mundhak ing efficiency bisnis minangka wutuh. Kanggo EDI kasil fungsi, sampeyan kudu cetha ngramu dislametaké lan penerapan sistem kanggo nyetel peralatan bener.